A reciclagem do seu escritório é segura?

Os perigos da eliminação tradicional de documentos

Como é que a reciclagem tradicional de papel o coloca em risco de exposição e fuga de dados confidenciais?

Abandonados sem segurança: quando os colaboradores colocam papéis contendo informação confidencial no contentor do lixo, estes documentos são largados sem controlo.

Acondicionados em sacos: depois de recolhidos pelo pessoal de limpeza, os documentos são frequentemente armazenados em grandes sacos de plástico - e não numa solução protegida com chave.

Saída das instalações: estes sacos são depois colocados em contentores externos para recolha. A sua informação confidencial está agora exposta a todos fora do seu edifício.

Transportados soltos: os documentos inteiros são carregados em camiões para transporte até às instalações de triagem. Os veículos podem não ser seguros e os documentos nem ser destruídos na totalidade.

Destruição e reciclagem: eventualmente, os documentos são destruídos e reciclados. O processo é geralmente realizado por pessoal sem formação específica.

Como pode ver, grande parte dos documentos acabam por ser destruídos e reciclados. Outros misturados com outro tipo de resíduos. Mas em todas as fases do processo, os ficheiros confidenciais são expostos repetidamente a riscos.

Diferenças se utilizar um processo seguro de destruição de documentos

Para as empresas que lidam com informação, protegê-la é fundamental e necessário para se manterem em conformidade com as leis de proteção de dados. Ao implementar um processo seguro de destruição de documentos, precisa de ter a certeza de que a sua informação confidencial será destruída de forma segura e ambientalmente responsável.

Ao trabalhar com a Shred-it, o processo seguro de destruição de documentos começa com a utilização de consolas seguras. Estes contentores invioláveis estão estrategicamente colocados no local de trabalho, permitindo que os colaboradores depositem documentos confidenciais em segurança. As consolas possuem uma boca que impede a recuperação de documentos após serem depositados.

O conteúdo das consolas Shred-it é recolhido em intervalos regulares. Os documentos são destruídos no local ou transportados para uma instalação segura para destruição. Todo o pessoal envolvido neste processo é minuciosamente avaliado, garantindo o mais alto nível de confiança e segurança.

Depois de triturado, o papel é enviado para uma fábrica de reciclagem. O material é reciclado noutros produtos, contribuindo para os seus esforços de sustentabilidade. Para proporcionar tranquilidade e manter um registo de conformidade, é emitido um Certificado de Destruição para cada cliente após cada serviço, para confirmar que os seus documentos foram destruídos em segurança.

Ao utilizar um processo seguro de destruição de documentos, as empresas podem obter o melhor dos dois mundos – garantindo que a sua informação confidencial permanece protegida, ao mesmo tempo que contribui positivamente para o ambiente.

Certificar-se de que escolheu o processo certo

Para alguns dos seus documentos, o método tradicional será suficiente. No entanto, os seus colaboradores terão de estar conscientes dos perigos da utilização de contentores de reciclagem normais para eliminar informações confidenciais – mesmo que tenham triturado esses documentos primeiro.

Ao estabelecer uma parceria com um fornecedor de destruição segura de informação, pode garantir que os seus dados seguros são destruídos mais rapidamente, minimizando o potencial de violações de segurança. O melhor de tudo é que os seus documentos continuam a ser reciclados de forma segura após a destruição, aumentando as suas contribuições para a sustentabilidade.