A trabalhar nas férias ou em viagem? Saiba como proteger os dados confidenciais

Nos últimos anos uma parte significativa dos trabalhadores iniciou novas formas de trabalho: o trabalho híbrido e remoto, o que muitas vezes leva a que a frontreira entre trabalho e vida pessoal fique mais ténue. De acordo o INE, o número de trabalhadores que exercem funções em casa alguns dias por semana, todas as semanas, subiu 35% quando comparado com 2023, num total de 267 mil pessoas.

Estas formas de trabalho remoto incluem um desafio, sobretudo na dificuldade crescente em separar a vida profissional da vida pessoal, mesmo durante as férias ou nos tempos de lazer. 

Tradicionalmente é no verão que mais pessoas tiram férias e viajam. Muitos trabalhadores procuram relaxar, mas muitos necessitam de trabalhar pontualmente ou mesmo interromper férias. Por isso é crucial manter a segurança dos dados pessoais e profissionais, mesmo quando se está em viagem.

Elementos-chave para proteger os seus dados durante as férias ou em viagem

Administradores de empresas, gestores e colaboradores possuem um papel importante para manter um ambiente de trabalho seguro antes e durante as férias. Este artigo descreve três as áreas principais e as práticas recomendadas para manter esse ambiente protegido.

Organização adequada de espaço de trabalho e dados confidenciais

Antes de embarcar na sua viagem, dé prioridade aos dados móveis, proteção de computador e outras medidas para a segurança de documentos físicos. Mesmo que esteja de férias, é importante lembrar que os ladrões não fazem pausas. Os dados confidenciais são potencialmente mais vulneráveis durante este período, uma vez que as pessoas tendem a "baixar a guarda". Aqueles que tiram férias neste verão podem ajudar a manter os seus dados confidenciais seguros, fazendo o seguinte:

• Desligue os computadores e bloqueie os dispositivos móveis que não está  a usar.
• Limpe a sua mesa e coloque os documentos confidenciais que já não são necessários em consolas trancadas para destruição segura. Uma Política de Mesa Limpa no local de trabalho é uma ótima orientação, pois ajuda a garantir que os documentos físicos são destruídos e que todos os dispositivos tecnológicos são protegidos por password sempre que um colaborador sai do espaço de trabalho. A adoção de uma Política de Mesa Limpa ajuda a reduzir a desordem, melhora a segurança e a confidencialidade da informação e contribui para que um espaço de trabalho organizado passe a ser uma prática padrão em toda a empresa.
• Administradores e gestores de empresas podem ajudar a garantir que os colaboradores no escritório estão cientes das melhores práticas de segurança da informação, afixando ou divulgando cartazes e informação sobre segurança de documentos.

Mantenha os documentos de trabalho seguros e protegidos

Levar trabalho para qualquer lugar tornou-se uma prática comum, com quase 70% das pessoas a trabalhar durante as férias. Um estudo de 2023 realizado pela Passport Photo Online revelou que 68% dos indivíduos utilizam os seus smartphones para trabalhar enquanto viaja. Assim é crucial ter em atenção o seguinte:

• Leve apenas os documentos essenciais, seja em formato físico ou digital. Sempre que possível, minimize a quantidade de dados confidenciais que leva de viagem.
• Armazene documentos confidenciais com segurança numa pasta, no cofre de um hotel ou em num local seguro dentro de seus bens pessoais. Nunca os deixe sozinhos.
• Desative o Wi-Fi e o Bluetooth quando não estiverem em uso, para minimizar o risco de acesso não autorizado.
• Utilize uma rede privada virtual (VPN) em vez redes Wi-Fi públicas, cyber cafés ou cligações de hotéis. Isso aumentará a aumentar a segurança dos dados.
• Elimine em segurança os documentos confidenciais em papel que entretanto deixam de ser necessários. Informe-se se o hotel onde está hospedado oferece serviços de destruição de documentos.

Proteja os documentos de viagem

Ao viajar para outro destino ou país, é necessário levar todos os documentos essenciais de viagem e de saúde (que contêm informação privada e por vezes dados sensíveis), como cartão de cidadão, cartão de crédito, passaportes e vistos . Os dados contidos nesses documentos são confidenciais, algo que a maioria das pessoas desconhece. Por exemplo, o código de barras nos cartões de embarque contém detalhes sobre o seu itinerário de viagem e dadps de passageiro frequente. Os passaportes também são um dos principais alvos de roubo, com milhões de pessoas em todo o mundo a reportar perda ou roubo desde documento, a cada ano. Estas são as principais medidas para proteger os seus dados:

• Antes da sua viagem, digitalize uma cópia do seu passaporte e envie-o por e-mail para si.
• Esteja alerta para esquemas para turistas ou viajantes. Um esquema comum envolve roubar um passaporte diretamente da recepção do hotel, enquanto um viajante distraído faz check-in.
• Proteja o seu passaporte trancando-o no cofre do hotel ou mantendo-o escondido.
• Nunca abandone documentos de viagem, como cartões de embarque, documentos de aluguer de viaturas e passagens aéreas.
• Elimine os documentos que contenham dados confidenciais somente se puder confirmar que eles serão destruídos com segurança. Se necessário, leve os documentos para casa e guarde-os em segurança até que possam ser destruídos desta forma.

Para obter mais informação sobre as melhores práticas de proteção de dados físicos, formação de colaboradores e como os serviços de destruição de documentos o podem ajudar a proteger documentos confidenciais de trabalho e de viagem, entre em contacto com a Shred-it®.