Benefícios ao utilizar um serviço de destruição no local

Armazenar e destruir os seus dados confidenciais de forma incorreta pode aumentar a probabilidade de uma fuga de dados. Portanto, uma das soluções mais seguras é utilizar um serviço móvel de destruição no local. Com esta solução a destruição é realizada à sua frente, permitindo observar toda a operação de trituração o que ajuda a proteger os dados confidenciais do seu negócio, clientes e colaboradores. E a ter total tranquilidade.

Há muitos benefícios ao utilizar um serviço móvel de destruição no local. No entanto, é essencial que o fornecedor destes serviços e os seus processos de destruição sejam seguros. Só isso garante que o risco de fugas e violação de dados seja minimizado e os seus dados confidenciais permaneçam privados.
 

Benefícios de uma destruição móvel realizada no local

1. Aumenta a segurança dos documentos: em comparação com o envio dos seus dados confidenciais para o lixo geral ou reciclagem, onde qualquer colaborador ou visitante do escritório pode ver os seus dados confidenciais, com a destruição no local, os seus dados confidenciais são mantidos em consolas fechadas e depois destruídos em segurança.

2. Conveniência: este método de destruição de documentos é uma abordagem conveniente do início ao fim do processo, que deve ser garantida pelo fornecedor de serviços de destruição - desde o transporte até o próprio processo de destruição, o seu fornecedor deverá cuidar de tudo.

3. Economiza tempo aos colaboradores e à empresa: colocar um ou vários colaboradores a destruir dados confidenciais da sua empresa é um desperdício de tempo, e também expõe a sua empresa ao risco de erro humano se os documentos não forem destruídos totalmente e em segurança. A utilização da destruição segura no local economizará tempo aos colaboradores e à empresa, além de aumentar a segurança dos seus dados confidenciais.

4. Ecologicamente responsável: outro benefício importante da destruição no local é que ela é segura e ecologicamente responsável. Na Shred-it, trabalhamos com parceiros que reciclam o papel que trituramos, e isso ajuda a manter o nosso processo ecologicamente responsável.

5. Tranquilidade para o cliente: utilizar a destruição no local pode dar a tranquilidade adicional de que seus dados confidenciais são todos destruídos em segurança. Normalmente, uma unidade móvel de trituração chega às suas instalações e, no final, emite um Certificado de Destruição para que tenha uma prova física e visual de que seus dados confidenciais foram destruídos.
 

Antes de utilizar a destruição móvel no local, recorde:

Esta solução oferece muitas vantagens para empresas e organizações. No entanto, também é importante garantir que as seguintes medidas são consideradas antes de destruir os suportes que contenham dados confidenciais:
 

a. Períodos de retenção e RGPD

Antes de começar a pensar em utilizar um serviço de destruição no local, certifique-se de que cumpriu os períodos de retenção e as diretrizes do RGPD.

Uma pesquisa de 2019 descobriu que 30% das empresas europeias ainda não estão em conformidade com o RGPD. Isso pode originar multas consideráveis, além de deixar as organizações, públicas e privadas, expostas a uma possível violação de dados.

Ao cumprir os períodos de retenção e as diretrizes do RGPD, é mais provável que os seus dados confidenciais permaneçam protegidos.

Seja uma empresa ou profissional independente, certifique-se de que está atualizado e que segue a legislação e as orientações mais recentes para o seu sector. Documentos relevantes que poderá ser necessário manter, incluem:

1. Documentos bancários e extratos de conta
2. Declarações e registos fiscais
3. Registos, recibos, faturas e outros documentos contabilísticos
4. Recibos de vencimento
5. Documentos de crédito e empréstimos
6. Inventários
7. Relatórios de gestão
8. Cópias de cartas comerciais
9. Contratos
 

b. Política de retenção de documentos no local de trabalho

Para ajudá-lo e à sua empresa a cumprir os períodos de retenção e as diretrizes do RGPD, é recomendado definir uma política de retenção de documentos no local de trabalho. Esse tipo de política garantirá que esses importantes períodos de retenção são cumpridos e que guarda apenas os documentos relevantes.

Para configurar a sua própria política de retenção de documentos no local de trabalho, basta seguir as etapas abaixo:

1. Estabeleça diretrizes sobre por quanto tempo cada tipo de documento necessita de ser mantido.

2. Siga as orientações e a legislação, bem como suas próprias diretrizes.

3. Considere a finalidade dos documentos que está a guardar.

4. Implemente um processo seguro de destruição como, por exemplo, a destruição no local e o uso de consolas seguras, para destruir a informação confidencial.

5. Mantenha a política de retenção atualizada para refletir as mudanças na legislação.
 

c. Formação de colaboradores

Um estudo recente descobriu que 85% das fugas de dados tivera origem num erro humano, por isso é essencial que empresas e organizações invistam na formação de colaboradores na área da segurança, para que os dados confidenciais se mantenham protegidos.

Com as fugas de dados a representar € 3.721.600 de custo às empresas em 2021, é importante que os colaboradores tenham a noção dos seguintes aspetos relacionados com a segurança de dados:

1. O maior impulsionador da formação em segurança de dados é melhorar o nível geral de segurança de dados dentro da organização.

2. A formação regular garante que os colaboradores se mantêm atualizados sobre as práticas de segurança de dados, para que os dados confidenciais da organização permaneçam seguros.

3. A formação deve abordar hábitos de trabalho de risco acrescido, como a perda de computadores portáteis ou telefones e o tratamento incorreto de dados.

Garantir que os colaboradores têm formação abrangente, controlar prazos de retenção e cumprir o RGPD aumenta a proteção do seu negócio. Desta forma saberá que documentos com dados confidenciais devem ser destruídos em segurança através, por exemplo, de uma destruição no local.
 

Destruição segura no local com a Shred-it

Depois de responder às sugestões acima, os seus dados confidenciais deverão ficar mais seguros antes e depois de deixarem de ser úteis.

O serviço móvel de destruição no local da Shred-it, líder mundial no seu sector, pode ajudar a sua organização a manter seguros os dados confidenciais e a minimizar os riscos de fuga e violação de dados.

A nossa cadeia segura de custódia e guarda de documentos, do princípio ao fim do processo e que utiliza consolas fechadas, permite aumentar ainda mais a segurança de seus dados confidenciais. E no final do processo os materiais triturados são reciclados para que todos possamos ajudar para proteger o planeta.

Para obter mais informação sobre o nosso serviço de destruição no local, entre em contacto hoje mesmo para ver como os nossos serviços podem proteger sua empresa, clientes e colaboradores.